Het organiseren van een feest

 

 

Deze website is er om u te helpen uw eigen feest te organiseren tot ongeveer 200 mensen. Want een feest organiseren kan een hele opgave zijn. Deze website geeft u tips en adviezen over hoe u het beste uw feest kunt organiseren.
Het is niet de bedoeling dat de informatie die wij verstrekken gebruikt word voor een commercieel feest. Deze site is bedoeld voor mensen die zelf hun verjaardagen, trouwfeesten, examenfeesten, verlovingsfeesten, jubileum en of communie willen organiseren.

Wij wensen u alvast veel plezier met u feest.

 

Organisatie

Bij het organiseren van een feest komt veel om de hoek kijken.
Je moet aan zoveel zaken tegelijk denken;

De catering,
hoe laat de dj komt,
zijn er genoeg glazen ,
hoe laat is het eten geserveerd,
hoeveel is het budget van het feest.

Om een feest soepel te laten verlopen is het handig om vooraf overal aan te denken. Je zet alle punten onder elkaar en voeg ze samen in een document. Dit noem je het draaiboek.
In een draaiboek staat alles wie wat en wanneer iets moet doen. Dus een korte beschrijving van welke persoon wat moet voor, tijdens en na het feest..

In een draaiboek zit bijvoorbeeld;

Het financieel overzicht (inkomsten en uitgave),
een doel & thema
hoeveelheid voorraad drinken ,
wie het eten maakt,
belangrijken tijden,
gemaakte afspraken,
de telefoonnummers van de belangrijke mensen,
wat de regel zijn van de locatie,
wie er blijven slapen, enz.

 

Het Doel & Thema

Bij het organiseren van een feest kunt u werken met doelen en thema's.
Een doel is wat u wilt bereiken met het feest. U kunt dan denken aan bijvoorbeeld niet te veel geld uitgeven of alle gasten een onvergetelijk feest bezorgen.
Als u een doel voor een feest opstelt moet je rekening houden met het volgende;

Het doel moet haalbaar zijn,
Het doel moet eenvoudig zijn,

Voorbeeld van een doel bij een verjaardagsfeest:
Iedereen die is uitgenodigd op mijn verjaardagsfeest en komt om gezellig te dansen en te feesten op mijn verjaardag.


Een thema is de basis waar omheen het feest is vormgegeven. U kunt het zo gek maken als u wilt.
U kunt dan denken aan de aankleding, de muziek, een dresscode tot aan de toetjes toe. Bijvoorbeeld een feest met het thema; de jaren 70. De gasten moeten dan in jaren 70 kleding naar je feest komen. De versiering is dan met veel foute bloemenpatronen ook jaren 70. De DJ mix in de muziek veel jaren 70 klassiekers. Het mooie aan themafeest is dat niets te gek is denk maar eens aan de drescode van de Sensation

Tip en voorbeelden van thema's:

Maffia Het zijn de jaren '30 iedereen komt in gala en chique. Je aankleding is typisch jaren 30 heel chique.
Flowerpower Het zijn de jaren '70 iedereen komt in jaren 70 stijl. Je aankleding is losjes een knuffelhoek en overal zijn rare kleurtjes, natuurlijk hangen er overal bloemen.
Thriller night Je aankleding is grauw en grijs, een enge sfeer hier een daar een zwak lampje.
China Je aankleding is met rood ,veel lampionnen, draken en goudkleur.
Beachparty Iedereen moet in zijn zomeroutfit komen, denk aan bikini, zwembroek, hawaïrokje, bloemenkrans. Je aankleding kan zijn strand spullen, zand, parasol en schepjes, natuurlijk ook tropische drankjes.
Western party Iedereen moet als een cowboy of indiaan komen. Je kleedt alles aan met oude spullen zoals een houten ton, een karwiel, je kunt ook stro op de vloer leggen.
Middeleeuwen Iedereen moet als ridder of jonkvrouw komen. Je kleed alles robuust aan, veel kaarsen veel grijs, armzalige spullen.
Kerker feest Je aankleding is zeer duister, er is weinig licht hier een daar hangt een ketting, en daar een galg.
Future party Je aankleding is vol van licht. Overal hangen rare vormen met een rare kleur. Er hangen grote banen aluminiumfolie langs de muren. Beschreven met fluoriderende verf dat oplicht onder een blacklight.
Piraten feest Iedereen moet als piraat komen. Je aankleding is als op een schip veel oude spullen en fakkels aan de muren. Een doodskop vlag en natuurlijk een kanon.
Glamour & Glitter Iedereen komt in discokleding met veel glitters en spiegeltjes. Je aankleding is met veel glitters, spiegeltjes, een discobal, gekleurde discolampen.
Sprookjes Iedereen komt gekleed als een sprookjesfiguur. Je aankleding kan met allerlei bekende stukken uit sprookjes. Denk bijvoorbeeld aan een hoek met allerlei snoep (Hans en Grietje), een wand met een spiegel (sneeuwwitje).
Bekende stelletjes Iedereen komt als een bekend koppel. Je aankleding kan zijn met een rode loper, tafeltjes versierd met bloemboeketten en een mooi tafelkleed, champagne kan niet uitblijven bij dit feest.
Boeren Iedereen komt gekleed als boer of boerin. Je aankleding kan zijn stro op de grond, wielen aan de muur, geruite tafelkleden of muurkleed.
Drag Queen Iedereen verkleed zich als het andere geslacht. Je aankleding kan zijn twee kleuren muren en spullen van mannen en vrouwen.
Highschool Iedereen verkleed zich als een tiener. De aankleding is als een schoolbal, een groot spandoek welkom klas van 1990, en school spullen.
Beroepen Iedereen verkleed zich naar een beroep zoals brandweerman politie agent schooljuffrouw. Je aankleding kan zijn allemaal spullen van beroepen, een veiligheidsbril, tuinbroek, hark, schop, emmer.
Dieren Iedereen komt als een dier verkleed. Je aankleding is als een dierentuin.
Film Iedereen komt als een film personage verkleed. Je aankleding bestaat uit filmposters en rode pluche.
Gemaskerd bal Iedereen komt chique gekleed met een masker. Dit masker mag pas af na een bepaalde tijd. Je aankleding is chique.
Egypte Iedereen komt als een Egyptenaar, mummie of farao. Je aankleding bestaat uit, papyrusrollen, zand, stro, palmbomen en piramides.

 

Uitnodigen

Het eerste wat uw gasten te zien krijgen van uw feest is de uitnodiging.
Een uitnodiging kunt op veel verschillende manieren maken en versturen.

Bijvoorbeeld;
Via email
Via socialmedia
Via sms
Via online kaart
Maken online en met de post versturen
Standaard kaart
Eigen drukwerk

De eerste stap is opschrijven hoeveel mensen u wilt uitnodigen. Afhankelijk van wie u uitnodigt of de gelegenheid kiest u voor een verzendmethode. Als u een mooie professionele uitnodiging wil kunt u het beste naar een drukkerij gaan. Een goedkopere mooie oplossing is zelf een ontwerp te maken en deze te laten printen bij een copyshop.
Wat moet in een uitnodiging staan;

Locatie datum en tijd aanvang van het feest,
De reden, doel en/of thema,
Waar en hoe aan of afmelden,
Contactgegevens van uzelf.

Wij hebben een formule opgesteld waarmee u schatting kunt maken van de mensen die komen.
(Aantal genodigde - (echte)vrienden en familie )x 2/5 + (echte)vrienden en familie = afronden naar boven op vijftallen.
Houd u er wel rekening mee dat bij feesten zoals examenfeesten waar veel jongen komen mensen zich minder snel afmelden.


(Aantal genodigde - (echte)vrienden en familie )x 2/5 + (echte)vrienden en familie = afronden naar boven op vijftallen.

Uitgenodigde overzichtstabel.

Gelegenheid

Aantal uitgenodigd

% dat komt

% dat afmeld

% dat niet afmeld

verjaardagen

100

65

10

25

examenfeesten

100

60

5

35

trouwfeesten

100

95

4

1

Communie

100

80

19

1

bedrijfsfeesten

100

90

9

1

Deze tabellen geven een grove gemiddelde weer van de mensen die komen.

 

Locatie

De locatie van uw feest is belangrijk. Wat kunt u aan denken als locatie voor uw feest. He kan overal maar het mag bijvoorbeeld in een café, gymzaal, party centrum, disco, jong nederland of scouting gebouw, voetbal of tennis vereniging of thuis in uw tuin. Het voordeel van een café, disco of party centrum is dat u vaak geen omkijken heeft naar drank, aankleding, catering en muziek. Het grote nadeel is dat deze locaties meer geld kosten.
Indien u veel wilt uitbesteden bij een horecalocatie is het aan te bevelen bij meerder plekken na te vragen wat de mogelijkheden en de onkosten zijn. Afdingen bij een horecalocatie is altijd aan te raden.
Vindt het feest plaats in bebouwd gebied is het verstandig om uw omgeving maximaal te ontzien van overlast. Maak een korte brief voor alle omwonende buren en gooi deze een paar dagen voor uw feest in. Schrijft in die brief dat u een feest heeft en probeert de overlast tot een minimum te beperken. Als zij toch overlast hebben van u feest kunnen zij met u bellen op …….
Als u de buren op de hoogt stelt is de kans veel kleiner dat zij de Politie bellen. Het is natuurlijk nooit leuk als de politie u erop moet wijzen dat de muziek zachter moet. Bij de wet gaat de nacht in om 11:00. Dan gaat de wettelijke tolerantie van het geluidsniveau een stuk omlaag.

 

Muziek en Licht

 

Muziek en licht kunnen een feest compleet maken. Muziek en lucht hebben een sfeer verstevigend effect op een feest. Dat wil zeggen muziek en licht zorgen ervoor dat er een bepaalde sfeer komt. Bijvoorbeeld het thema is "Thriller night" alles aangekleed met donker doeken. Je hebt weinig licht aan alleen een paar spotjes. De muziek is mysterieus. Bijna iedereen zal bij binnenkomst zich mysterieus gaan voelen.


Muziek en licht kunt u ook gebruiken om er een dansfeest van te maken. U kunt dan zelf wat boxen en een radio neerzetten of u kunt gaan kijken voor een DJ.
Tip de meeste DJ. s werken niet met vaste prijzen dus afpingelen is meestal succesvol. Vraag ook of de DJ lichteffecten en rook heeft.

Als u muziek en licht wilt gebruiken op de achtergrond dan kunt u het beste zelf muziek afspelen of een bandje inhuren.
Kijk goed naar de prijzen van de bandjes want ook zijn hanteren normaal geen vaste prijs en afpingelen is meestal succesvol.

Benodigdheden

 

Het belangrijkste op het feest is nu geregeld wat er ook gebeurd u heeft muziek een locatie en de mensen voor het feest. Wat nog geheel ontbreken zijn de feestassessors.
Dit zij alle spullen die u nodig heeft op het feest.
U moet denken aan:

tap,
glazen,
afvalemmers, kopjes,
koffiezetapparaat schoteltjes,
heater, borden,
tent, bestek,
vloerplaten, tafels,
asbakken, bartafels,
bierviltjes, brandblusser
noodverlichting  
   

 

U kunt de spullen huren bij een verhuurbedrijf maar dat is duur. Probeer zoveel als mogelijk zelf te lenen van kennissen, vrienden en familie.
Als u spullen gaat huren houd dan de volgende dingen in het oog.

Vergelijk verschillende bedrijven.
Vraag de prijzen met BTW
Vraag de kosten voor iets dat kapot gaat.
Informeer naar de huurtermijn.
Worden de producten gebracht/afgehaald.

Zorg ervoor dat u alles zwart op wit krijgt. Er zijn bedrijven die misleiden u bewust door via de telefoon altijd een schatting op te geven.
Bijna alle grote verhuurbedrijven hanteren een hoge prijs dan bij kleinschalige verhuur.
Als u de prijs goed vergelijkt zult u al snel zien dat de prijzen erg verschillen.
U hoeft niet alles bij hetzelde bedrijf te huren. Kijk goed rond zodat u voor het beste apparaat de laagste prijs krijgt.

 

Drank

 

Drank is het moeilijkste om te kopen. Elk soort feest heeft een ander soort drank gebruik en elk feest zijn de bezoekers anders. Wij zijn daarom uitgegaan van een gemiddeld feest. Bij het inkopen moet u rekening houden met drie dingen.

Aantal liters.
Aantal mensen die stevig drinken.
Inhoud glazen.

Hier volgt een tabel die het gemiddelde drankgebruik per persoon op een gemiddeld feest weergeeft

Drank

Aantal glazen (0,2L)

Totaal liter

Totaal liter voor 100 gasten

Bier

4

0,8

80L

Cola

1,5

0,3

22,5L

Sinas

1

0,2

10,5L

7-up

0,5

0,1

4,5L

Cassis

0,2

0,04

3L

Wijn

1

0,2

5,6L

Mix drankjes

2

0,4

15L

U kunt bij veel drankenhandelaren en sommige supermarken gesloten flessen voor de inkoopsprijs terug geven. Voor bier geld dit ook. Als u altijd genoeg bier wilt hebben op u feest moet u de volgende regel in acht houden. Koop altijd genoeg bier plus een 30L vat. Het 30 liter vat is puur als reserve mocht u door u bier voorraad heen zijn. Bij een goede drankenhandel kunt u de vaten voor de inkoopsprijs terug geven mits u de zegel niet verbroken heeft.

Wij raden u aan op een groter feest geen A-merk frisdrank te gebruiken. Een fles huismerk fris is in sommige budget supermarkten maar €0,39 per fles. Wilt u toch merk frisdrank op uw feest kunt u deze het beste bij een drankenhandel te kopen, omdat een goede drankenhandel gesloten flessen voor de inkoopsprijs weer terug neemt.

Bij een goede drankenhandel kunt u ook glazen, koeling en biertap krijgen vaak bezorgen ze de drank en apparatuur zelfs.

 

Aankleding

 

De aankleding van de locatie bepaalt een groot gedeelte van de sfeer op het feest. Het aankleden van de locatie gaat natuurlijk in thema. U kunt uw eigen creativiteit de loop laten gaan.
Let op de volgende zaken;

Zorg ervoor dat er altijd een brandblusser in de buurt is.
Hang nooit brandbare versieringen op het plafond of binnen handbereik.
Blokkeer nooit een nooduitgang of een nooduitgang bord of noodverlichting.
Leg stroom kabel nooit over de grond, is dit onvermijdbaar plak de stroomkabel vast aan de vloer.
Werk binnen nooit met vuur.
Hang alles buiten/boven handbereik.
Als u een overkapping maakt met bouwzijl moet dat minimaal op 2,50m hoog hangen.

Als u een groot feest wil houden heeft u in sommige gemeenten een goedkeuring/vergunning van de brandweer nodig dus neem dan tijdig contact op met uw gemeente. De meeste gemeenten bieden deze informatie ook aan via hun website.

 

Extras

 

U wilt iets extra's doen voor uw bezoekers. U wilt ze misschien een cadeau geven, maar u weet niet wat. Er zijn zoveel dingen die u kunt geven als dankjewel. U moet er aan denken dat de gedachten telt en niet de prijs. Probeer voor zo weinig mogelijk een cadeau te vinden die de grootse achterliggende gedachten heeft.

Bijvoorbeeld

een kaarsenhouder met een kaartje
paar knikkers
Anijssnoepjes
Slabbetje met borduurwerk
T-shirt met opdruk
Eigen label op likeur/wijn of andere drank
Enz.

Dezelfde polsbandjes als op Pinkpop Lowlands en andere grote evenementen.
Deze zijn in kosten zeer beperkt Deze bandjes zijn te bestellen via bijvoorbeeld de site van Arti-Band Orakel NV www.admin.be/orakel. U moet wel rekening houden dat u deze bandjes tijdig bestelt.

 

Omgeving

Houd altijd dit spreekwoord in gedachte;
Beter een goede buur dan een verre vriend.

Vindt het feest plaats in bebouwd gebied is het verstandig om uw omgeving maximaal te ontzien van overlast. Maak een korte brief voor alle omwonende buren en gooi deze een paar dagen voor uw feest in. Schrijft in die brief dat u een feest heeft en probeert de overlast tot een minimum te beperken. Als zij toch overlast hebben van u feest kunnen zij met u bellen op …….
Als u de buren op de hoogt stelt is de kans veel kleiner dat zij de Politie bellen. Het is natuurlijk nooit leuk als de politie u erop moet wijzen dat de muziek zachter moet. Bij de wet gaat de nacht in om 11:00. Dan gaat de wettelijketolerantie van het geluidsniveau een stuk omlaag.

 

 

Over ons & Disclaimer


party.sewau.com is in de begin jaren van de 21ste eeuw online gegaan. De inhoud van deze website is deel gebaseerd op ervaringen bij het organiseren van wijde uiteenlopende feesten. Het grootste gedeelte is gebaseerd op een bedrijfsplan onderzoek uitgevoerd in 2001. Door omstandigheden is er nooit een bedrijf gevormd met deze informatie. Om de verzamelde informatie en kennis niet verloren te laten gaan hebben we besloten om onze kennis openbaar te publiceren middels deze website.

 

 

Disclamer:
Het staat u vrij om deze informatie te gebruiken bij het organiseren van uw eigen feest. Wij zijn niet aansprakelijk voor eventuele inhoudelijke fouten in de tekst en informatie. Noch zijn wij aansprakelijk indien u de adviezen opvolgt met schadelijke gevolgen. Het is niet toegestaan zonder schriftelijke toestemming inhouden van deze website te kopiëren dupliceren op publiceren in welke wijze dan ook.
Gemaakt door S.Wauben laatste update 20-01-2013